Sélectionner une GED adaptée à votre
secteur d’activité
Découvrez comment adapter le choix de votre logiciel GED à votre secteur d’activité de manière efficace !
Le choix d’un logiciel de GED (Gestion électronique des documents) est un élément stratégique pour toute entreprise. Cependant, il ne se fait pas au hasard. Selon le secteur d’activité de votre entreprise, les besoins en matière de gestion documentaire peuvent être très différentes. Une solution GED peut faire toute la différence en termes de productivité si cette dernière est adaptée à son secteur d’activité. Dans cet article, nous vous guiderons pour choisir la GED idéale en fonction de votre métier et vous fournirons des conseils spécifiques à chaque secteur. Vous pouvez également découvrir votre logiciel GED grâce au comparateur mis en place.
Comment la GED s’adapte selon votre secteur ?
Une GED généraliste ne répondra pas toujours aux exigences spécifiques de votre secteur. Les fonctionnalités de base sont souvent insuffisantes si elles ne prennent pas en compte des besoins tels que la sécurité des données GED, la conformité légale, ou encore la mobilité des utilisateurs qui diffèrent généralement entre les secteurs.
Chaque secteur a des besoins uniques : dans le secteur médical, par exemple, la confidentialité et la gestion des dossiers patients sont primordiales, tandis que dans le secteur du BTP, la mobilité et la gestion des plans de construction sont essentielles. Il est donc important de choisir une solution GED par secteur pour s’assurer qu’elle correspond parfaitement à vos exigences professionnelles.
Quels sont les critères généraux pour bien choisir sa GED ?
Quel que soit votre secteur, plusieurs critères doivent être pris en compte pour bien choisir votre GED :
- Interface intuitive : Une interface simple et ergonomique est cruciale pour l’adoption rapide du logiciel par les utilisateurs.
- Sécurité des données GED : La protection des informations sensibles doit être garantie, avec des fonctionnalités de chiffrement et des permissions d’accès strictes.
- Support client disponible : Il est essentiel de pouvoir compter sur un support technique réactif en cas de problème.
- Évolutivité de la solution : Votre GED doit pouvoir évoluer avec l’entreprise, que ce soit pour une utilisation sur mobile, en cloud ou pour des fonctionnalités futures.
Choisir sa GED
selon son
Secteur d’Activité
le secteur de la santé
Le secteur de la santé est l’un des plus sensibles en matière de gestion documentaire. La sécurité des données GED doit répondre aux normes RGPD, et la confidentialité des informations des patients est primordiale. De plus, une solution GED santé doit permettre la gestion des dossiers médicaux, avec un accès facile mais sécurisé pour les praticiens.
Une GED santé doit aussi offrir une gestion des prescriptions et des documents de suivi patient en toute conformité avec la législation en vigueur.
le secteur dU BTP
Les entreprises du secteur du BTP ont des besoins uniques en matière de gestion documentaire. Une GED pour le BTP doit faciliter la gestion des plans, devis, contrats et autres documents techniques. La mobilité est un critère crucial : la possibilité d’accéder aux documents en temps réel sur les chantiers et de partager des mises à jour instantanées est essentielle. Une solution GED BTP permet également d’assurer un accès multi-sites et une gestion simplifiée des versions des documents.
le secteur des collectivités
Les collectivités publiques ont des exigences particulières en matière de gestion documentaire. Une solution GED secteur public permet de respecter les normes administratives strictes, tout en assurant une gestion transparente et accessible des documents pour les citoyens. Ces solutions doivent faciliter l’archivage, le partage sécurisé des informations, et la conformité aux réglementations sur la gestion des documents publics, tout en offrant une interface simple et intuitive pour les usagers et les agents.
Découvrez nos conseils spécifiques pour la GED Collectivités
le secteur de la Distribution
Le secteur de la distribution nécessite une GED performante pour gérer un volume important de documents, allant des bons de commande, factures, contrats fournisseurs, aux fiches produits. La rapidité d’accès à ces documents est essentielle pour garantir une efficacité opérationnelle optimale. De plus, une GED pour la distribution doit permettre une gestion fluide des stocks, des retours et de la logistique, tout en assurant une traçabilité complète des échanges commerciaux.
le secteur du transport
Dans le secteur du transport, une GED est indispensable pour gérer les documents liés à la logistique, aux contrats de transport, aux feuilles de route et aux déclarations douanières. Une GED pour le transport doit également prendre en charge la gestion des horaires, des cargaisons et des expéditions, tout en offrant une traçabilité complète et une gestion en temps réel. La mobilité est un critère majeur, car les équipes de terrain ont besoin d’accéder rapidement aux informations depuis n’importe quel endroit.
Les erreurs à éviter
Choisir une GED n’est pas une décision à prendre à la légère. Parmi les erreurs courantes, on retrouve le choix d’une solution GED trop complexe pour les utilisateurs, ou l’oubli de prendre en compte les spécificités du secteur. Il est également crucial de ne pas négliger la sécurité des données et la conformité aux réglementations en vigueur.
Découvrez notre guide sur les 5 erreurs à ne pas faire lors du choix de votre GED