Les erreurs à éviter lors du choix d’une GED
La Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose aujourd’hui comme un outil stratégique pour les entreprises qui souhaitent améliorer la gestion de l’information, assurer la conformité réglementaire et optimiser leurs processus internes. Cependant, le choix d’une solution GED ne doit pas être pris à la légère : une décision mal informée peut engendrer de réels dysfonctionnements internes, une adoption difficile, voire une perte d’efficacité.
Dans cet article, nous revenons sur cinq erreurs fréquentes que les entreprises commettent lors de la sélection de leur logiciel de GED, et nous vous apportons des recommandations concrètes pour les éviter.
Choisir un outil sans tenir compte des spécificités sectorielles
Tous les secteurs d’activité n’ont pas les mêmes exigences en matière de gestion documentaire. Une entreprise industrielle, un cabinet médical ou une administration n’auront pas les mêmes contraintes réglementaires, ni les mêmes types de documents à gérer.
Conséquences :
Un logiciel trop générique peut s’avérer inefficace. Il peut ne pas prendre en charge certains formats de documents, ni répondre aux obligations légales du secteur.
Préconisation :
Optez pour une solution proposant des modules adaptés à votre métier. Pour plus de détails accédez à l’article « Sélectionner une GED adaptée à votre secteur d’activité »
Ne pas impliquer les utilisateurs finaux
L’une des erreurs les plus courantes est de choisir une solution uniquement du point de vue technique ou stratégique, sans associer les équipes opérationnelles qui l’utiliseront au quotidien : services RH, finances, juridique, etc.
Conséquences :
Cela peut conduire à l’adoption d’un outil mal adapté, difficile à prendre en main, ou inadapté aux processus spécifiques de chaque service. Ce manque d’appropriation est souvent la cause d’un échec du projet GED.
Préconisation :
Organisez des ateliers métiers pour bien cerner les besoins. Faites participer les collaborateurs aux démonstrations produits ou aux phases pilotes. Cela renforce leur adhésion et assure un meilleur déploiement.
Négliger les exigences de sécurité et de conformité réglementaire
Une GED ne se limite pas à un outil d’archivage numérique. Elle doit garantir l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des données traitées.
Conséquences :
Un logiciel non conforme expose l’entreprise à des risques juridiques, des sanctions administratives ou des fuites de données sensibles.
Préconisation :
Choisissez une GED conforme au RGPD, dotée d’un système d’authentification sécurisé, d’une gestion des droits utilisateurs et d’un archivage électronique certifié (SAE). Assurez-vous qu’elle gère les formats normalisés, pour la facture électronique.
Sous-estimer l’intégration avec votre système d’information
Un logiciel GED performant doit pouvoir communiquer avec vos outils existants : ERP, CRM, logiciels de comptabilité, RH, ou autres.
Conséquences :
Une mauvaise intégration entraîne des doubles saisies, des pertes de temps, ou des erreurs de traitement. Cela nuit à la fluidité des processus et à la productivité.
Préconisation :
Vérifiez que le logiciel propose des connecteurs natifs, une API ouverte et des possibilités de paramétrage. Prévoyez aussi son évolutivité : ajout d’utilisateurs, volumes de données, extensions fonctionnelles.
Se focaliser uniquement sur le prix
Le coût reste un critère essentiel, mais ne doit pas primer sur la qualité de la solution.
Conséquences :
Un logiciel trop peu cher peut être limité, mal accompagné ou nécessiter des coûts cachés (support, formation, modules payants). Il peut même nécessiter un remplacement prématuré.
Préconisation :
Évaluez le rapport qualité/prix global : fonctionnalités, accompagnement, support, évolutivité, sécurité, ergonomie. Utilisez des outils de comparaison comme notre Top 10 des logiciels GED pour guider votre sélection.
Bien Choisir pour Mieux Gérer
Le choix d’un logiciel GED est une décision stratégique qui impacte durablement la gestion documentaire de votre entreprise. En évitant les erreurs courantes — comme ignorer vos besoins réels ou négliger l’accompagnement des utilisateurs — vous augmentez vos chances de réussite.
Une solution bien choisie permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de réduire les coûts et de se conformer aux obligations légales, comme la facturation électronique.