Comparer et Choisir
le meilleur logiciel ged
Découvrez les outils incontournables pour optimiser la gestion de vos documents et améliorer votre productivité
La gestion électronique des documents ou GED, peut sembler être un terme technique, mais en réalité, c’est quelque chose de très simple. La GED est un grand classeur numérique dans lequel vous avez la possibilité de ranger tous vos documents importants : contrats, factures, fiches de paie, ou encore présentations commerciales. Grâce à la GED, ces documents sont centralisés, organisés et faciles à retrouver en quelques clics.
Dans un environnement de plus en plus numérique, l’organisation et l’accessibilité des informations sont primordiales. La GED permet de gérer efficacement tous types de documents en ligne, en toute sécurité. C’est une solution idéale pour ne plus perdre de temps à chercher un fichier ou à manipuler des piles de papier. La gestion électronique de documents permet de rendre toutes vos données à portée de main, accessibles instantanément, que vous soyez au bureau ou en télétravail.
Même pour les petites entreprises, la GED est devenue un véritable atout. Fini les heures perdues à chercher un fichier ou à demander une copie d’un document à un collègue. Avec une bonne solution de GED, tout est plus fluide : les échanges sont simplifiés, les documents sont mieux sécurisés, et l’entreprise gagne en efficacité. La GED permet aux équipes de se concentrer sur l’essentiel, sans être ralenties par des tâches administratives chronophages.
Objectif de cet article !
Cet article a pour objectif de vous guider pas à pas dans la découverte de la GED. Que vous soyez une TPE, une association, ou un indépendant, vous trouverez ici toutes les informations nécessaires pour comprendre comment fonctionne la GED, et surtout, comment choisir l’outil qui vous convient le mieux.
Nous allons passer en revue les avantages concrets de la GED, les critères essentiels à prendre en compte et une sélection des 10 meilleurs outils disponibles aujourd’hui. Vous trouverez également un tableau comparatif visuel, des exemples concrets d’utilisation, et des recommandations selon vos besoins.
Pourquoi adopter une GED ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) présente de nombreux avantages dans la gestion d’informations pour les entreprises. Le gain de temps est l’un des principaux atouts de la GED. Fini le temps passé à chercher un document dans une pile de papiers ou à fouiller dans des milliers d’e-mails. Avec l’utilisation d’un outil GED, il est simple de retrouver un fichier spécifique, peu importe sa taille ou sa date ou son contenu.
La GED permet également une meilleure organisation. En centralisant tous les documents au même endroit, les informations sont facilement accessibles et bien classées. Chaque document peut être étiqueté, trié et organisé selon des critères personnalisés, ce qui facilite la recherche de ces derniers. Cela permet notamment de réduire les risques de perte de documents importants.
En termes de sécurité, la GED offre des protections importantes. Les documents peuvent être chiffrés, et les accès peuvent être restreints selon les rôles des utilisateurs. Par exemple, vous pouvez décider que seule une personne spécifique puisse accéder à des documents sensibles, et ainsi éviter tout risque de fuite ou de perte d’informations critiques.
Voici quelques exemples pratiques où la GED fait la différence :
- Retrouver une facture : Retrouver une facture spécifique envoyée il y a 6 mois devient possible en quelques secondes grâce à la GED. Il devient possible de la retrouver grâce à des mots-clés ou des filtres.
- Partager des documents avec des collègues : Que vous soyez à distance ou en déplacement, vous pouvez facilement partager des documents avec vos collègues en quelques clics, sans avoir à imprimer ou envoyer des fichiers volumineux par mail.
La GED simplifie donc la gestion des documents, améliore la sécurité et booste la productivité de l’entreprise.
Les critères de choix d’un outil GED
1. FACILITE D’UTILISATION
Le premier critère à prendre en compte est la facilité d’utilisation. Un bon outil GED doit être simple à prendre en main, surtout si vous êtes novice. Il est important de comprendre l’outil rapidement et de le faire devenir utilisable efficacement au plus vite.
Une interface claire et intuitive est essentielle pour que vous et vos collègues puissiez organiser vos documents sans difficulté.
2. FONCTIONNALITES DE BASE
Les fonctionnalités de base que doit offrir un bon outil de GED sont essentielles pour gérer vos documents au quotidien. Il est important que l’outil propose des options de stockage fiables, de recherche rapide, ainsi que des fonctionnalités de partage de documents.
Le partage de documents devient plus simple et sécurisé, afin que vous puissiez facilement envoyer ou collaborer avec vos collègues.
3. SECURITE DES DONNEES
La sécurité des données est un autre point crucial. En effet, il est essentiel de s’assurer que l’outil de GED que vous choisissez protège vos documents sensibles avec des mesures de sécurité imposantes. Vérifiez si l’outil propose des fonctionnalités de chiffrement des fichiers et des contrôles d’accès afin de restreindre qui peut voir ou modifier certains documents.
Top 10 des meilleurs logiciels GED
Que contient ce top 10 ?
Dans ce Top 10, nous vous présentons les 10 meilleurs logiciels de GED (Gestion Électronique des Documents) du marché. Chaque solution a été sélectionnée en fonction de sa présentation, de ses avantages et des fonctionnalités qu’elle offre. Que vous soyez à la recherche d’un outil simple ou d’une solution plus avancée, vous trouverez ici un aperçu complet pour vous aider à faire le meilleur choix pour votre entreprise. Il est essentiel d’adapter son logiciel GED en fonction de son secteur d’activité, afin de répondre aux besoins spécifiques de son entreprise. Par exemple les besoins du secteur médical seront différents du secteur du BTP.
Les logiciels présents dans ce top 10 :
1. Docuware
2. M-Files
3. Zeendoc
4. Open Bee
5. SharePoint (Microsoft)
6. Alfresco
7. eFileCabinet
8. Docusign
9. Sage Document Management
10. FileStack
- DocuWare
Brève présentation :
DocuWare est une solution de GED puissante, utilisée pour gérer, sécuriser et partager des documents électroniques dans un environnement d’entreprise. Elle est idéale pour les entreprises qui cherchent à automatiser la gestion de documents tout en maintenant un haut niveau de sécurité.
Fonctionnalités principales :
- Gestion centralisée des documents
- Workflow et automatisation des processus
- Recherche avancée et filtrage des documents
- Sécurisation des accès avec authentification et gestion des droits
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Facile à intégrer dans des environnements d’entreprise complexes, offre de nombreuses fonctionnalités d’automatisation et de workflow.
- Inconvénients : La courbe d’apprentissage peut être un peu lente pour les nouveaux utilisateurs.
- M-Files
Brève présentation :
M-Files est une solution de GED flexible qui permet de gérer, stocker et partager des documents de manière centralisée. De plus, cette solution offre des fonctionnalités avancées de classification automatique.
Fonctionnalités principales :
- Stockage et gestion documentaire centralisés
- Classement automatisé des documents selon des métadonnées
- Recherche intelligente
- Collaboration et partage de documents en temps réel
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Très flexible, offre une gestion intuitive des documents avec des options de recherche et de classement avancées.
- Inconvénients : Peut nécessiter une personnalisation poussée, ce qui peut être un frein pour les petites entreprises sans équipe dédiée à son utilisation et son apprentissage.
- Zeendoc
Brève présentation :
Zeendoc est une solution de GED française conçue pour simplifier la gestion des documents professionnels. Elle permet de centraliser tous les documents numériques, de les classer automatiquement et de les partager en toute sécurité.
Fonctionnalités principales :
- Scan automatique et gestion des documents
- Workflow et gestion des processus métier
- Recherche intelligente et filtrage
- Intégration avec d’autres outils comptables et de gestion
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Interface intuitive permettant une prise en main rapide, adaptée aux PME, bonne sécurité et conformité avec les normes françaises et européennes.
- Inconvénients : Moins de fonctionnalités avancées comparé à des solutions internationales comme DocuWare.
- OpenBee
Brève présentation :
OpenBee est une solution GED complète qui permet aux entreprises de centraliser leurs documents tout en automatisant les flux de travail. Elle met en avant une facilité d’utilisation et une interface moderne.
Fonctionnalités principales :
- Gestion documentaire et archivage
- Automatisation des processus métier
- Gestion des versions des documents
- Sécurisation et contrôle des accès
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Solution très flexible, bonne interface utilisateur, et une forte sécurité.
- Inconvénients : Moins adaptée pour les entreprises de très petite taille en raison de sa complexité.
- SharePoint (Microsoft)
Brève présentation :
SharePoint est une plateforme de collaboration de Microsoft qui offre des fonctionnalités de gestion de documents au sein d’une organisation, notamment pour le stockage, le partage et la gestion des flux de travail.
Fonctionnalités principales :
- Stockage et gestion centralisée des documents
- Collaboration en temps réel
- Gestion des versions de documents
- Sécurisation avancée des fichiers et des données
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Idéal pour les entreprises utilisant déjà Office 365, excellente gestion des versions et intégration avec Microsoft Teams.
- Inconvénients : L’interface peut être complexe et difficile à maîtriser pour les novices.
- Alfresco
Brève présentation :
Alfresco est une solution open source de gestion documentaire qui permet aux entreprises de gérer efficacement leurs documents. Cette solution offre également une grande flexibilité et des options de personnalisation.
Fonctionnalités principales :
- Gestion documentaire et de contenu
- Automatisation des flux de travail
- Collaboration et partage de documents
- Sécurisation des informations et conformité aux réglementations
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Solution open source flexible, pratique pour les entreprises ayant des besoins spécifiques en termes de personnalisation et de sécurité.
- Inconvénients : Nécessite une certaine expertise technique pour la mise en place et l’intégration dans une entreprise.
- eFileCabinet
Brève présentation :
eFileCabinet est une solution GED complète, qui permet de centraliser, sécuriser et gérer tous les documents d’une entreprise avec une interface intuitive et un bon support client.
Fonctionnalités principales :
- Gestion documentaire simple et sécurisée
- Partage de fichiers en toute sécurité
- Intégration avec d’autres logiciels de comptabilité ou de gestion d’entreprise
- Recherche avancée et gestion des versions des documents
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Interface simple à utiliser. La solution possède également un bon support client qui est idéal pour les petites et moyennes entreprises.
- Inconvénients : Certaines fonctionnalités avancées peuvent être payantes, et la solution peut devenir coûteuse à grande échelle.
- DocuSign
Brève présentation :
DocuSign est principalement connu pour sa signature électronique, mais il propose aussi une solution GED intéressante permettant de gérer et sécuriser les documents avec un workflow efficace.
Fonctionnalités principales :
- Signature électronique et gestion des documents
- Workflow de validation de documents
- Archivage sécurisé des documents signés
- Intégration avec de nombreux outils externes
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Parfait pour les entreprises ayant besoin de signer des documents à distance, solution rapide et sécurisée.
- Inconvénients : Moins orienté gestion documentaire pure par rapport à des solutions plus traditionnelles dans le secteur.
- Sage Document Management
Brève présentation :
Sage propose une solution GED intégrée à son ERP, permettant de gérer les documents liés aux processus comptables, financiers et commerciaux d’une entreprise.
Fonctionnalités principales :
- Archivage des documents liés aux opérations comptables
- Gestion des versions et des accès
- Workflow pour la validation de documents
- Intégration avec les autres outils Sage
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Intégration native avec l’ERP Sage, solution idéale pour les entreprises utilisant déjà cet environnement.
- Inconvénients : Moins adapté pour les entreprises n’utilisant pas les produits Sage.
- Filestack
Brève présentation :
Filestack est une solution cloud qui se concentre sur la gestion et l’intégration des fichiers à travers différentes applications et plateformes. Pour les entreprises ayant besoin d’un flux de travail automatisé cette solution est pertinente.
Fonctionnalités principales :
- Stockage sécurisé des fichiers
- API pour intégrer la gestion des documents dans des applications tierces
- Accès facile aux fichiers via des liens sécurisés
Avantages et inconvénients :
- Avantages : Bonne intégration avec d’autres systèmes, rapide à mettre en place, fiable pour les entreprises de taille moyenne.
- Inconvénients : Moins adapté pour des besoins poussés dans le domaine de GED.
Tableau comparatif des logiciels GED
| Outil | Facilité d’utilisation | Fonctionnalités principales | Sécurité | Support client |
| DocuWare | Moyenne | Gestion de documents, automatisation des flux de travail, recherche avancée | Très élevée | Excellent |
| M-Files | Facile | Gestion documentaire, classement automatique, collaboration | Très élevée | Bon |
| Zeendoc | Très facile | Scan automatique, workflow, intégration comptable | Élevée | Bon |
| OpenBee | Facile | Gestion documentaire, automatisation des processus, gestion des versions | Très élevée | Bon |
| SharePoint | Complexe | Collaboration, gestion documentaire, gestion des versions | Très élevée | Très bon |
| Alfresco | Moyenne | Gestion documentaire, automatisation des flux de travail | Très élevée | Bon |
| eFileCabinet | Facile | Gestion simple des documents, partage sécurisé | Bon | Très bon |
| DocuSign | Très facile | Signature électronique, gestion documentaire | Très élevée | Bon |
| Sage Document Mgmt | Moyenne | Archivage comptable, gestion des accès et versions | Très élevée | Bon |
| Filestack | Facile | Stockage, API pour l’intégration, gestion des fichiers | Très élevée | Moyen |
Analyse des résultats
- Les outils les plus faciles à utiliser :
Zeendoc et DocuSign ressortent comme les options les plus simples à prendre en main, adaptées aux novices et aux petites entreprises. Leur interface intuitive facilite la gestion documentaire sans une courbe d’apprentissage trop complexe. - Les plus sécurisés :
DocuWare, M-Files, et SharePoint offrent des niveaux de sécurité exceptionnels pour protéger les données sensibles et respecter les normes de conformité, ce qui en fait des choix idéaux pour les entreprises avec des besoins élevés en termes de sécurité. - Les meilleures solutions pour les grandes entreprises :
SharePoint et Alfresco sont les outils les mieux adaptés aux grandes entreprises ou aux organisations ayant des processus complexes de gestion documentaire et de collaboration. Ces solutions permettent de gérer des volumes importants de documents tout en facilitant la collaboration entre équipes.