Foire aux questions

La Gestion Électronique des Documents (GED) est une solution clé pour optimiser la gestion des informations au sein des entreprises. Dans cette section, nous répondons aux questions les plus fréquentes pour vous aider à mieux comprendre les concepts fondamentaux de la GED, ses technologies associées, ainsi que les normes et avantages qu’elle peut apporter à votre organisation. Que vous soyez novice ou déjà expérimenté, vous trouverez ici des réponses simples et pratiques pour vous guider dans l’adoption de la GED.

1. Quels sont les concepts fondamentaux de la GED ? 

La Gestion Électronique des Documents (GED) est un système qui permet de centraliser, organiser, stocker et retrouver facilement tous les documents d’une entreprise, sous format numérique. Elle remplace les classeurs physiques par une solution numérique, plus rapide et plus pratique. Au cœur de la GED, on retrouve la dématérialisation, qui consiste à transformer les documents papier en fichiers numériques, dans le but de simplifier leur accès, leur traitement et leur conservation. Une fois numérisés, ces documents peuvent être soumis à des règles de workflow, c’est-à-dire des circuits de validation automatisés : par exemple, une facture peut passer automatiquement de l’assistant comptable au directeur pour validation, sans impression ni perte de temps. Pour garantir la conformité légale et la traçabilité, on utilise l’archivage électronique, qui assure une conservation sécurisée des documents à long terme, en respectant des normes strictes sur leur intégrité et leur accessibilité. Enfin, chaque document numérique peut être enrichi avec des métadonnées (comme la date, le type de document ou l’auteur), ce qui facilite grandement les recherches et le classement. Ensemble, ces éléments font de la GED une solution moderne, fiable et efficace pour gérer les documents dans tout type d’organisation.

1.1. Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ?

La gestion électronique des documents désigne l’ensemble des outils et des méthodes permettant de gérer des documents numériques de leur création à leur archivage.

1.2. Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est définie par le convertissage des documents papiers en documents numériques afin d’améliorer l’accessibilité, la sécurité et la traçabilité des informations.

1.3. Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

L’archivage électronique consiste à conserver des documents de façon numérique de manière sécurisée tout en garantissant leur intégrité et leur accessibilité.

1.4. Qu’est-ce qu’un workflow documentaire ?

Un workflow est un processus automatisé qui assure la circulation et le traitement des documents entre différents acteurs d’une organisation.

1.5. Qu’est-ce qu’une métadonnée ?

La métadonnée est un ensemble d’informations structurées associé à un document pour faciliter la recherche et l’exploitation de celui-ci (auteur, date de création, type de fichier ou autre caractéristique distincte).