Foire aux questions

La Gestion Électronique des Documents (GED) est devenue incontournable pour centraliser, sécuriser et fluidifier la gestion des informations en entreprise. Dans cette FAQ, nous vous aidons à mieux comprendre les bases de la GED, les technologies clés qui l’accompagnent, ainsi que les normes à connaître. Que vous débutiez ou souhaitiez approfondir vos connaissances, ces réponses simples vous guideront vers une utilisation plus sereine et efficace de la GED.

2. Quelles sont les technologies et outils associés à la GED ?

La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) est une technologie qui permet de transformer automatiquement le texte présent sur une image ou un document scanné en texte modifiable et exploitable. Par exemple, un PDF issu d’un scan de facture devient consultable par mot-clé grâce à l’OCR. Une fois le contenu lisible, on peut passer à l’indexation, c’est-à-dire l’attribution de mots-clés, de catégories ou de métadonnées aux documents, pour les classer et les retrouver facilement dans le système GED. Autre composante essentielle : la signature électronique, qui permet de signer un document numérique de manière sécurisée, en garantissant l’identité du signataire et l’authenticité du document, sans avoir besoin d’imprimer quoi que ce soit. Pour conserver ces documents en toute conformité, le Système d’Archivage Électronique (SAE) entre en jeu : il assure le stockage à long terme des fichiers en respectant des normes de sécurité et de traçabilité. Enfin, l’Enterprise Content Management (ECM) va encore plus loin que la GED classique : il regroupe l’ensemble des outils pour gérer tous les contenus d’une entreprise (documents, emails, vidéos, etc.), et optimise leur circulation dans les processus métiers.

2.1. Qu’est-ce que la Reconnaissance Optique de Caractères ?

La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) permet d’extraire du texte à partir d’images ou de documents numérisés afin de rendre ces contenus exploitables et leur classification pertinente.

2.2. Qu’est-ce que l’indexation ?

L’indexation permet d’assigner des mots-clés ou des métadonnées aux documents pour faciliter leur recherche et leur récupération.

2.3. Qu’est-ce que la signature électronique

La signature électronique est un système qui permet de s’assurer qu’un document numérique est authentique en utilisant une méthode de sécurité informatique.

2.4. Qu’est-ce qu’un SAE (Système d’Archivage Électronique) ?

Le Système d’Archivage Electronique est un outil garantissant la conservation à long terme des documents en conformité avec la réglementation.

2.5. Qu’est-ce que l’ECM (Enterprise Content Management) ?

L’Enterprise Content Management représente une gestion des contenus d’entreprise qui englobe la GED mais aussi la gestion des emails, des flux de travail et des contenus web.